Cambio de Chip
Viernes, 1 de julio de 2022
Las ventajas de la gestión documental

Alejandro Meneses

La gestión documental es una rama de la innovación y la gestión empresarial que brinda soluciones específicas a quienes buscan obtener mayores beneficios en su rendimiento y en el aprovechamiento del tiempo de sus empleados para lograr mayor productividad y por consecuencia de mejores ingresos.

Sin importar cuál sea el rubro, un estudio de Toshiba Tec, dio a conocer que el 49 por ciento de las empresas a nivel global, tanto grandes organizaciones como pymes destinarán recursos en soluciones de gestión documental con la finalidad de atender la necesidad de dotar de mayor flexibilidad y movilidad a sus equipos de trabajo.

Además de agilizar los distintos procesos dentro de las empresas, el refuerzo de la seguridad y el cumplimiento de las normativas en materia de protección de datos, es la primera razón para implementar sistemas de gestión documental u optimizarlos con las nuevas generaciones de este tipo de soluciones.

Por tanto, Toshiba Tec concluye que las empresas siguen valorando la capacidad de estas soluciones para el almacenamiento seguro de datos, ahora además en combinación con la facilidad que ofrecen para permitir a los empleados el acceso a los documentos y su gestión de forma controlada por área y nivel de negocio y con independencia de su ubicación.

El informe de Toshiba Tec señala que, como motivos de este crecimiento se encuentra la reducción de los costes de gestión de documentos

El informe también señala, como motivos de este crecimiento de la inversión, la reducción de los costes de gestión de documentos, por la disminución del consumo de papel y la eliminación de la necesidad de espacio para el almacenamiento físico de los registros. Asimismo, las empresas apuntan sus ventajas para la automatización de procesos documentales, al permitir, por ejemplo, la indexación inteligente de los datos o facilitar la realización de auditorías.

Por último, valoran la mejora del servicio al cliente, por la optimización generalizada de los flujos de trabajo y la simplificación de operaciones, permitiendo liberar tiempo y recursos para dedicar a otras actividades de valor añadido, y la reducción de los errores ocasionados por la entrada manual de la información en el sistema.

Según Miguel Sarwat, director de Marketing y Comunicación de Toshiba Tec, “la digitalización está transformando las organizaciones de todos los tamaños, afectando a cada sector y departamento, desde operaciones hasta recursos humanos, ventas y finanzas. El almacenamiento de documentos no es una excepción. La transformación del almacenamiento de documentos mediante el uso de herramientas digitales puede reinventar los procesos comerciales y aumentar la agilidad de todo tipo de empresas”.

Así que en resumen la implementación de la gestión de documentos en tu empresa, te permitirá:

1.- Agilizar el trabajo de tus empleados.

2.- Brindar seguridad a los documentos que tienes resguardados.

3.- La reducción de los costes de gestión de documentos.

4.- Facilitar la realización de auditorías.

5.- La mejora del servicio al cliente.

Si deseas sobre cómo implementar estos procesos en tu empresa puedes enviarme un correo en a.meneses@tekuno.com o bien sígueme en mis redes sociales. ¡Hasta la próxima!